Kurum Dışına
Yönelik Halkla İlişkiler Ortam ve Araçları
Halkla ilişkiler çalışmalarında kurum
dışındaki hedef kitleye mesajların iletilmesi için çeşitli iletişim
araçlarından faydalanılır. Halkla ilişkilerde kullanılan araçları basılı
araçlar, görsel -işitsel araçlar ve organizasyon faaliyetleri olarak inceleyeceğiz.
Basılı Araçlar
• Gazeteler: Halkla ilişkiler uzmanları
geniş kitlelere seslenmek istediklerinde en fazla gazetelerden
faydalanmaktadırlar. Halkla ilişkiler çalışmalarında işlenilen konu açısından
hangi gazetelerin uygun olacağına, gazetelerin okuyucu profillerine ilişkin
yapılan araştırmalardan faydalanılarak karar verilir. Bu gazetelerin
editörlerine halkla ilişkiler uzmanları kurumları, ürünleri, hizmetleri,
gerçekleştirdikleri etkinlikleri vb konuları içeren basın bültenlerini
gönderirler. Gazeteciler de kendilerine gelen bu basın bültenlerinden
oluşturdukları haberlere gazetelerinde yer verirler. Böylelikle halkla
ilişkiler uzmanları çalışmaları doğrultusunda duyurumu gerçekleştirmiş olurlar.
• Dergiler: Dergiler gazetelere oranla
güncel bir olayı daha derinlemesine inceleme olanağına sahiptir. Dergiler
haftalık, aylık, ya da üç aylık periyotlarla yayınlanır. Aynı zamanda baskı
kalitesi daha iyi ve renkli ve kaliteli kağıda sahiptirler. Bu nedenle
fotoğraflar daha net ve güzel görünür. Yaşam süresi günlük gazetelere oranla
daha fazla olduğu için uzun süre elden ele dolaşır. Halkla ilişkiler uzmanları
kurumları hakkında hedef kitleler üzerinde bir kalite algısı yaratmak veya uzun
bir süreçte daha fazla insana ulaşmak amacıyla dergilerden yararlanabilirler.
• Kitaplar: Halkla ilişkiler çalışmaları
içerisinde önemli bir yeri olan kitaplar bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı
kullanılırlar. Kitaplar kuruluşların yıldönümlerinde, kuruluşun tarihçesini,
kurucularının hayatlarını anlatan türde tasarlanırlar. Aynı zamanda kuruluşun
sunduğu mal ya da hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanmaktadır.
• El Kitapları: El kitapları, kurumun
ilgilendiği konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin
yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek düzenlenen yayınlardır. El
kitapları her an başvurulabilecek bir kaynak özelliği nedeniyle herkesin
anlayabileceği bir dille son derece yalın bir şekilde yazılmalıdır.
• Broşürler: Broşürler, okuyucularına
belirli bir ürünün ya da hizmetin sağlayabileceği kolaylıkları ve faydaları
anlatırlar. Broşürler, kurumun personel politikalarını duyurmak veya
işgörenleri belirli konularda eğitmek vb. gibi çeşitli amaçlarla kullanılır
(Oktay, 1996: 134). Broşürlerin ön ve arka kapakları ve ortadaki iki sayfası en
önemli sayfalarıdır. Okuyucuların dikkatini toplayabilmek için kapak
sayfalarının çekici orta sayfaların ise en önemli konuları iyi bir şekilde
sunacak biçimde tasarlanması gerekir.
• Haber Bültenleri: Bültenler haber
bülteni ya da haber mektubu olarak nitelenir. Haber bültenleri “Konu ile ilgili
kişilerin yapılanlardan sürekli bilgi sahibi olmaları için belirli zamanlarda
yayınlanan çok sayfalı mektuplar” olarak tanımlanır. Kurum içi halkla
ilişkilerin çok önemli bir aracı olan haber bültenleri, kurumun dış
ilişkilerinde de haberlerin kurum dışındaki hedef kitleye duyurulmasında önemli
bir rol üstlenir. Haber bültenleri kolaydır, ucuzdur ve arzu edilen kadar geniş
bir kitleye ulaşılabilir (Asna, 1993: 118).
• Yıllıklar: Yıllıklar, kurumun bir yıl
içerisinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür.
Yıllıklarda kurumun bilançosu, kar ve zararları gibi muhasebe kayıtlarının yanı
sıra kurumun tarihçesi, yöneticileri, üretim teknolojisi gibi kurum ile ilgili
tanımlayıcı bilgiler de yer alır.
• Raporlar: Kurumların faaliyet
gösterdiği sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi işveren
ilişkileri gibi konularla ilgili görüşlerin araştırmaların yer aldığı yayın
türlerine denir.
• Mektuplar: Kişisel ilişkilerde ilgili
kişiye iletilecek konular bir broşür veya haber bültenini doldurmayacak kadar
az ya da belirli zamanlarda yayınlanan haber bülteni ve broşürü bekleyemeyecek
kadar acele olduğunda mek-tuplardan faydalanılır (Asna, 1993: 119). Mektuplar
kişisel ve iş olmak üzere iki sınıfta toplanır. Halkla ilişkiler çalışmalarında
iş mektupları kullanılır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin
duyurulması, belirli bir konuda
mektup yazılan kişinin görüş ve
düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için yazılır (Gürgen, 2008:
171).
• Afişler: Geniş halk kitlelerine mesaj
iletmek için kullanılan araçlardan birisidir afişler. Afişin ilk amacı çekici
bir görsel tasarımla göze çarpmaktır. Bir afişte böyle bir çekiciliğin
sağlanabilmesi için yazıdan çok görsel öğelere (fotoğraf, grafik tasarımları,
resim vb.) yer verilmelidir. Kuşkusuz bu görsel öğeler, afişin konusunu son
derece iyi yansıtmalı ve sözlerle de uyumlu olmalıdır (Asna, 1993: 123).
• Rozetler, Pullar ve Damgalar: Rozetler,
kurumu simgeleyen amblemden oluşur. Yakaya takılan rozetler, çalışanların
kurumlarına olan bağlılıklarını göstermelerinin yanı sıra kurum imajına olumlu
katkı sağlayan araçlardandır. Kurumun görünürlüğünü ve hatırlanmasını sağlamak
için, damgalardan mektup, yılbaşı/bayram kartları, davetiye gibi araçlarda
faydalanılır. Halkla ilişkiler amaçlı hazırlanan pullardan da kuruluş
yıldönümlerinde, çeşitli etkinliklerde faydalanılır. Pullar yaratıcı bir
biçimde hazırlandığında meraklıları tarafından uzun yıllar saklanacağı için
kurumun imajı açısından etkili bir araçtır (Gürgen, 2008: 171).
Dış Halkla
İlişkilerde Görsel ve İşitsel Araçlar
Dış halkla ilişkilerde kullanılan görsel
ve işitsel araçların basılı araçlara bazı üstünlükleri vardır. Gelin şimdi
radyonun, televizyonun ve sinemanın bir halkla ilişkiler aracı olarak nasıl
kullanıldığını görelim.
• Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo:
İnsanlar evlerinde, işlerinde, özellikle arabalarında vb. radyoyu dinlemeyi
tercih etmektedirler. Bu yüzden de radyo kanallarının sayısı her geçen gün
artmaktadır. Halkla ilişkiler uzmanları da bu artışın bilinciyle radyodan
faydalanmaktadırlar. Açık oturumlar, haber bültenleri, sohbet programları,
röportajlar, kamusal veya özet duyurular gibi çeşitli biçimlerde
yararlanılmaktadır. Radyolarda konuşma süreleri kısadır. Bu nedenle radyo
programları için hazırlanacak metinlerin kısa olmasının yanısıra çarpıcı olması
gerekir.
• Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon:
Televizyonlar hemen hemen herkesin evinde olan, hem göze hem de kulağa hitap
eden kitle iletişim araçlarıdır. Televizyon haber programlarında bir kuruluştan
görüntülü olarak, olumlu bir şekilde söz edilmiş olması kurumun halkla
ilişkileri açısından son derece önemlidir. Televizyonda belgeseller,
açıkoturumlar, diziler, haberler, eğlence, söyleşi vb. birçok program türü
vardır. Halkla ilişkiler uzmanları bu programların içeriklerini ve hedef
kilelerini çok iyi analiz edebilmelidirler. Böylelikle halkla ilişkiler
amacıyla bu programlarda yer almaya çalışarak hedef kitlelerine vermek
istedikleri mesajları vererek amaçlarına ulaşabilirler. Televizyonlar kulağın
yanı sıra göze hitap ettiği için kurumu temsil edebilecek her tür görüntünün
son derece etkili, dikkat çekici, yaratıcı bir biçimde hazırlanması gerekir.
Aynı zamanda bu görüntülerin sesle de çok iyi uyum sağlamasına özen
gösterilmelidir.
• Halkla İlişkiler Aracı Olarak Sinema:
Sinemanın bir halkla ilişkiler aracı olarak radyo ve özellikle televizyon kadar
çok kullanılması günümüz şartları içerisinde pek olanaklı değildir. Sinemalara,
filmlere olan ilgi her geçen gün artmaktadır. Halkla ilişkiler uzmanları da
sinemada, senaryo yarışmaları, film festivalleri veya film yapımları alanlarını
çok iyi değerlendirmektedirler.
Halkla ilişkiler Aracı Olarak Internet:
Son yıllarda önemi giderek artmaya başlayan interneti görsel işitsel araçlar
arasında sayılabilir. İnternetten iç halkla ilişkilerde olduğu kadar dış halkla
ilişkilerde de faydalanırız. Dış halkla ilişkilerde interneti düz metinler,
grafikler, fotoğraflar, ses ve görüntü dosyaları yaratmada kullanırız. Aynı
zamanda web sayfalarında kurumlar kendilerini tanıtma fırsatı bulurlar. Halkla
ilişkiler çalışmaları açısından web sayfaları önemli bir yer tutar. Web
sayfaları iyi tasarımlandığında tüketicilerin ku-rumla ilgili merak ettiği her
şeye ulaşmalarına imkan verir. Bunun yanı sıra medya da kurumla ilgili her
türlü bilgiye, bültenlere rahatlıkla istediği anda ulaşabilmektedirler,
Organizasyon
Faaliyetleri
Organizasyon faaliyetleri kurumların
çevreleriyle doğrudan ve yüzyüze iletişim kurma olanağı sağlayan
etkinliklerdir. Bunlar arasında toplantılar, fuarlar, festivaller, yarışmalar,
açılış ve yıldönümü törenleri sayılabilir.
• Toplantı: Toplantılar, önceden
planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri,
yüzyüze bir iletişim ortamıdır. Toplantılar iki kişi arasında olabileceği gibi
çok daha geniş gruplarla da yapılabilir. Toplantılarda, toplantı gündemini
oluşturan konuların her yönüyle ele alınması, ortaya çıkan sonuçların ise kitle
iletişim araçları ile hedef kitleye duyurulması toplantı ile amaçlanan etkinin
daha da artmasına yol açmaktadır. Bir toplantı düzenlenirken halkla ilişkiler
uzmanları öncelikle toplantı tarihini belirlerken çok dikkatli davranmalıdır.
Katılımın yeterli olabilmesi ve medyanın ilgisinin olabilmesi için toplantının
yapılacağı günde kamuoyunu ilgilendiren önemli olayların, önemli ulusal
etkinliklerin (maçların vb.) olmamasına dikkat edilmelidir. Tarihten sonra
toplantının bütçesi belirlenmelidir. Toplantının uygulama planında ise çeşitli
hazırlıklar yapılmalıdır. Toplantı öncesinde hazırlıkları kısaca şöyle
özetleyebiliriz. Toplantı yerinin saptanması ve düzeni; resepsiyon hizmetleri;
basılı malzemeler ve armağanlar; bilgisayar, internet, telefon faks vb.
hizmetler; konaklama organizasyonu; karşılama ve transfer organizasyonu; sosyal
aktivite programlarının hazırlanması; toplantı akış planı; basın halkla
ilişkiler planının yapılması; toplantı uygulama planı. En son yapılması gereken
ise toplantı sonrası faaliyet programıdır.
• Sergiler: Sergiler genellikle geniş
çaplı ve kamuya açık organizasyonları içerir. Aynı zamanda sergiler ticari
anlamda olduğu kadar, kar amacı gütmeyen kuruluşlar açısından da herhangi bir
şeyin sergilenmesi ve geniş kitlelere sunumunu da içermektedir (Peltekoğlu,
2001: 270). Beğenilen ilgi gören sergiler kuruluşun imajını olumlu yönde
etkiler. Halkla ilişkiler amaçlı sergilerde, kuruluşların tarihsel gelişimi
fotoğraf, belge gibi görsel ve ilginç malzemeler aracılığıyla anlatılarak,
kuruluşun nereden nereye geldiğini etkili önemli biçimde gösterirler (Gürgen, 2008:178).
Kuruluşların ürün ve hizmetlerini ya da
belirli bir konudaki düşüncelerini çarpıcı, akılda kalıcı teknikler kullanarak
tanıtmak amacıyla sergiler düzenlenebilir. Son derece dikkatli biçimde
düzenlenmesi gerekir. Ancak kimi zaman başarısız sergiler ortaya çıkabilir.
Sizce sergilerde başarısızlığa neden olan faktörler neler olabilir?
Tartışınız.
• Fuarlar: Fuarlar bölgesel, ulusal veya
uluslararası olarak gerçekleştirilir. Fuarlar genellikle belirli bir sektöre
ait birçok firmanın katılımı ile gerçekleştirilir. Düzenlenen bu fuarlarda
kurumlar kendilerini veya yeni ortaya çıkardıkları ürünlerini/hizmetlerini
tanıtırlar. Kimi zaman ülkelerin tanıtıldığı fuarlar da düzenlenebilir. Fuar
düzenleme, açılış kokteyli, broşür, hediyelik eşya, çeşitli şovlar, video ve
film gösterileri gibi birçok etkinlik düşünüldüğü için biraz zahmetli olarak
değerlendirilse de son derece keyifli bir iştir (Gürgen, 2008: 178). Halkla
ilişkilerde sergi ve fuarların çeşitli amaçları vardır (Peltekoğlu, 2001: 271).
Gelin şimdi bunların neler olduğunu görelim.
• Kuruluşun
tanıtımını yapmak
• Mevcut
müşterilerle iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgiyi arttırmak
• Potansiyel
müşterilerle iletişim kurarak yeni satış alanları yaratmak
• Yeni
ürün veya hizmeti tanıtmak
• Bölge
temsilcilerinin etkinliğini arttırmak
• Yetkililerle
iletişim kurmak
• Pazar
araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda bulunmak
• Sipariş
imkanı yaratmak
• Festivaller: Kuruluşlar ülke halkının
dikkatini içinde bulunulan kente ya da bölgeye çekmek için çeşitli festivaller
düzenleyebilirler. Bulunulan yerde, yurt çapında duyurulacak festivaller,
şenlikler düzenleyerek yoğun bir iletişim ortamı yaratırlar. Festivallerin
kente kazandırdığı değerler görüldükçe kurum, kent halkının ve kamuoyunun güven
ve ilgisini kazanacaktır. Festivallere ulusal ya da uluslararası düzeyde
tanınmış kişilerin katılması halkın ilgisini artırır (Asna, 1993: 130).
Kısacası festivaller çevrelerini etkilemenin yanısıra festivale katılan
kurumların ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli bir rol oynarlar.
Kuruluşlar, bu tür festivalleri destekleyerek adlarını duyururlar ve toplumsal
sorumluluğu gelişmiş bir kurum imajı yaratma ola-nağı da elde ederler (Gürgen,
2008: 178).
• Yarışmalar: Düzenlenen yarışmalar,
ilgiyi kurum üzerine çeken bir halkla ilişkiler aracıdır. Düzenlenecek
yarışmalar katılımcıların bilgi, beceri ve yetenekleri sınayacak biçimde ancak
çok zor olmamasına dikkat edilerek düzenlenmelidir. Yarışmayı kamuoyuna
duyurmak, hedef kitlenin ilgisini çekerek katılımı arttırabilmek, hatta yarışma
sonuçlarını duyurmak için dikkat çekici biçimde ödül törenini düzenleme vb.
halkla ilişkiler uzmanının becerisini gerektirir. Kuşkusuz bu durum halkın
kuruma olan güvenini olumlu yönde etkileyecektir.
• Açılış ve Yıldönümü Törenleri: Açılış
bir kuruluşun ilk hizmete girişi veya bir ürünün/hizmetin ilk kez pazara
sürülüşü nedeniyle yapılan etkinliktir. Yıldönümü kutlamaları ise bir kuruluşun
ilk kez çalışmaya başladığı ve-ya bu günün yıldönümlerinde yapılan kutlamalardır.
Bu kutlamalarla halk, kurum ilişkilerini belirleme, iyileştirme gibi amaçlarını
gerçekleştirme olanağı bulur (Gürgen, 2008: 179). Açılış ve yıldönümü
etkinliklerinin planlanması son derece titiz bir çalışmayla gerçekleşebilir.
Açılış veya yıldönümü etkinliğinin yapılacağı uygun bir tarihin belirlenmesi,
etkinliğin nerede yapılacağı, kimlerin davet edileceği, kutlamada nasıl bir
etkinlik uygulanacağı, medya ile ilişkilerin nasıl yürütüleceği vb. bir sürü
ayrıntı çok iyi organize edilmelidir.
www.anadolu.edu.tr
0 yorum: