Kurumlar taşıdıkları kurumsal
özellikleriyle amaçları ne olursa olsun toplumsal yapının bir parçasıdırlar.
Kurumlar yaşamlarını hem kurum içerisinde hem de kurum dışında kurdukları
ilişkiler düzeni içerisinde sürdürürler. Bu düzen içerisinde etkili iletişime
önem vermek zorundadırlar.
Kurum içi halkla ilişkiler, çalışanların
eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin
kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmeleri, şirket faaliyetlerinin
işgörenlere tanıtımı, örgüt politika ve stratejilerinin tüm personele
benimsetilmesi ve onların desteğinin sağlanması, yatay ve dikey haberleşmenin
geliştirilmesi, kurumsal motivasyonun ve iş doyumunun arttırılmasına yönelik
katkılar yoluyla verimliliğin teşvik edilmesini sağlayan iletişim biçimidir.
İnternet
İletişimi
Internet iletişimi çağı, bir çok
iletişim araçlarına öncülük etmiştir. Bunlara e-posta, sesli posta, kurum için
yapılmış yerel ağları örnek olarak sayabiliriz. Bu tür araçlar günümüzde yazılı
olanlara oranla daha çok tercih edilmektedir. Çalışanlara bilgi-sayarlar
aracılığıyla rahatlıkla ulaştırılmaktadır. Bunlar okunabilir, dinlenebilir ve
hatta hareketli olabilmektedirler. Internet iletişimi, aynı zamanda sanal
çalışanlara masalarında, evlerinde, arabalarında ya da olabilecekleri her yerde
uzaktan ulaşabilme imkanı vermektedir.
Kurumlar haftanın belirli bir gününde,
kurumla ilgili önemli haberlerin yer aldığı bir elektronik yayın dağıtmaktadır.
Aynı zamanda çalışanların firma ile ilgili bilgi ve gelişmelere katkıda
bulunmalarını sağlamak amacıyla çeşitli formlar oluşturmaktadırlar (örneğin,
yönetim toplantılarının raporlarının olduğu bir “e-posta talep formu”
çıkarmaktadır).
İntranet
Kurum içi iletişimi etkili hale getiren
ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intra-intranet, kurum içi iletişimi
nettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (Kurum içi internet gibi
düşünülebilinir.) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla rahatlıkla iletişim
kurabilmektedirler.
Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi
olması çalışanların bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. Intranet
sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları etkileyebilmelidir.
Aksi taktirde sistem az kullanılacak, dolayısıyla da bu sistemin yok olması
gibi bir olasılık da gündeme gelecektir.
Basılı
Yayınlar
Bütün dünyada kurum içindeki bölümler
arasında çalışanları birleştirmek amacıyla yönetim tarafından idare edilen
yayınların son derece önemli bir rolü vardır. Basılı yayınlar ile internet
iletişiminin birbirini tamamlaması gereklidir. Bazı uzmanlar, internet
iletişimi ile bilginin derhal aktarılabileceğini, basılı yayınlarla da bu bilgilerin
daha anlaşılabilir olacağını savunmaktadırlar.
İster basılı yayınlar, isterse internet,
çalışanlara yönelik hazırlanan haber bültenleri düzenli olarak zamanında
tutarlı bir formatta çıkmalıdır. Basılı tüm yayınlar öyle hazırlanmalıdır ki
çalışanlar bu yayınları dört gözle beklemelidir.
Bu tür yayınların çoğunun hayatta
kalabilmesinin bir nedeni de kurumun felsefesi ve politikalarını yansıtmada
yönetimsel birer araç olmalarıdır. 21. yüzyılda bu tür basılı araçların iki
yönlü iletişim sağlamaları özellikle hem yönetimin hem de çalışanların
isteklerini ifade etmede önemlidir.
Haber
Bülteni (Haber Mektubu)
Haber bülteni (haber mektubu), kurum içi
iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları,
ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye
yönelik hazırlanmış metinlerdir.
Haber bültenleri, temsil edilen işletme,
kurum ya da kuruluşun hem medya ile hem de kamuoyu ve hedef tüketici kitlesi
ile sağlıklı ilişkiler kurması, doğru ve amaca uygun haber akışını sağlaması
açısından oldukça etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Haber bültenleri
periyodik olarak hazırlanabildiği gibi, sadece gerek duyulduğunda kamuoyunu
bilgilendirmeye yönelik olarak da hazırlanabilir.
Haber bültenleri kurum içi iletişim
araçları arasında en fazla kullanılan araçlardan birisidir. Kurum içi
haberleşmenin sağlanması, çalışanların birbirlerinden ve çalıştıkları iş yerindeki
etkinlik ve gelişmelerden haberdar olmaları amacıyla hazırlanır.
Kurum içi yayınlar içerisinde en basit
ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve
daha az sayfalı olarak hazırlanır. Üslubu açık ve anlaşılır olmalıdır. Haber
bültenleri bir matbaada basılabileceği gibi, bir fotokopi ile çoğaltılıp
çalışanlara elden de dağılabilir. Kurumdaki duyuru panolarına asılabilmesinin
yanı sıra e-posta olarak da çalışanlara ulaştırılabilmektedir.
Haber bültenlerinin kimi zaman kurum
dışı iletişim amacıyla kullanıldığı da görülür. Ancak çoğunlukla kurum
çalışanlarına yönelik olduğu için burada kurum içi iletişim araçları içinde ele
alınmıştır.
Yıllık
Çalışan Raporları
Çalışanların çoğu kuruluşlarının nasıl
işlediği ve yönetimin neler düşündüğünü merak ederler. Personel için hazırlanan
yıllık raporlar bu tür sorunları gayri resmi ve samimi bir biçimde tartışmak
için güzel bir fırsattır. Rapor hem kurumun yıllık performansını açıklayarak
gerçekçi olabilir hem de kurumsal değişimleri gözden geçirerek belirgin dönüm
noktaları hakkında bilgi verebilir. Aynı zamanda ekip ruhu ve onuruna katkıda
bulunmak suretiyle dolaylı olarak motivasyon sağlayıcı da olabilir.
Çalışan raporları içerik ve biçim
konusunda nadiren hızlı ve katı kurallar koyarlar. Personel yıllıkları ortaklar
için hazırlanmış yıllık rapor kadar karmaşık, ya da firmanın o yıla ait temel
faaliyetlerini verecek kadar sade de olabilir.
Duyuru
Panoları
Kurumlarda çalışanların rahatlıkla
ulaşabileceği yerlere konulan ya da asılan araçlardır. Duyuru panoları, az
masraflı iletişim araçlarından biridir. Genellikle kurumun dikkat çekebilecek
yerlerine yerleştirilerek tüm çalışanların görmesi sağlanır. Bu duyuru panoları
sayesinde iletilmek istenen mesajlar çalışanlara ulaştırılır. Kontrol
edilebilen diğer iletişim araçları ile birlikte kullanıldığında güvenilirlik
oranı oldukça fazladır.
Panoların amacına ulaşabilmesi için,
hareketin fazla olduğu ve maksimum sayıda çalışanın dikkatinin çekilebileceği
noktalara yerleştirilmelidir. Bilgiler güncel ve ilginç olmalıdır. Grafik ve
fotoğraf gibi görsel malzemeler panolara zenginlik katar ve okunmayı arttırır.
Maliyetinin düşük olması, sürekliliği sağlaması, mesajı kısa sürede
ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilmekte ve iç iletişimde yaygın biçimde
kullanılmaktadır.
Dilek-Şikayet
Kutular/Bina Toplantıları
Kurumlarda çalışanların yönetime iletmek
istedikleri çeşitli şikayetleri, önerileri, istekleri vb. olabilir. Kimi zaman
çalışanlar bu gibi konuları iletmeyi yüzyüze yapmaktan çekinebilirler. İşte
böyle durumlarda dilek/şikayet kutuları çok önemli bir işleve sahip olur. Kolay
ulaşılabilecek noktalara yerleştirilen kutular aracılığıyla çalışanların görüş,
şikayet ve yorumları öğrenilir.
Kurumlarda her kata bir dilek/ şikayet
kutusu konarak ve çalışanlar isimsiz olarak firmanın nasıl
geliştirilebileceğine, ürünlere, hizmetlere ve süreçlere dair düşüncelerini ve
önerilerini dile getirebilirler. Kimi zaman da en üretken ve en faydalı öneri
yönetim tarafından ödüllendirilebilir. Kuşkusuz bu kutuların yönetim tarafından
düzenli aralıklarla takip edilmesi gereklidir. Çalışanların yanısıra tüketiciler
ya da müşterilerde dilek/şikayet kutuları aracılığıyla öneri, yorum ya da şikayetlerini
iletebilirler.
Bina toplantıları ise çalışanların daha
kalabalık biçimde üst yönetimle bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her
konuda konuşmalarını sağlayan yönetim-personel diyalogunu hedef alan
toplantılardır.
Kurum
İçi TV Yayını
Günümüzde teknoloji son derece hızlı bir
gelişme göstermektedir. Bu gelişmeye paralel olarak da halkla ilişkiler
ajansları ve kurumlar bu yeni iletişim teknolojilerini de kullanmak
zorundadırlar. TV yayını ve kablolu TV yayını önemli bir iletişim ortamıdır. Kurum
içi iletişim ortamında inişli çıkışlı bir geçmişe sahiptir. Kurum çalışanlarına
yönelik hazırlanan CD’ler kurum içi iletişimde oldukça etkilidir.
Son zamanlarda kurum içi iletişimde
slayt ve CD’ler, işe oryantasyon, iyi niyet yaratılması, eğitim seminerleri,
toplantıları vb. destekleme amacıyla kullanılmaktadır. Pek çok kurum CD’ler
aracılığı ile kurum içi hedef kitlesini gelişmeler hakkında bilgilendirmektedir.
Yönetim hazırlattığı filmlerle gelişim süreçlerini de çalışanlarına aktarma
imkanı bulmaktadır.
Yüz
Yüze İletişim
Yüz yüze iletişim programları iki kişi
arasında gerçekleşen iletişimden organize toplantılara kadar geniş bir
yelpazeyi kapsamaktadır. Bazı kurumlarda yöneticiler iletişim konusunda
eğitilmekte ve toplantı konuları, tartışmanın başlatılması, çalışanların
sorularının cevaplandırılması konularında bilgilendirilmektedirler.
Her şeyden önemlisi çalışanlar
yöneticilerinden ya da bağlı bulunduğu birimin sorumlusundan yüz yüze bilgi
almak isterler. Ancak bazı yöneticiler çalışanlarına bilgileri iletmede
tutarsız davranmaktadır. Bu nedenle, bir çok çalışan dedikodulardan öğrendiği
bilginin çoğunu yöneticisinden öğrenmek istemesine rağmen, çoğunluğu hala
fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir.
Bazı yöneticiler çalışanlarına bilgileri
iletmede tutarsız davranmaktadır. Bu nedenle, birçok çalışan dedikodulardan
öğrendiği bilginin çoğunu yöneticisinden öğrenmek istemesine rağmen, çoğunluğu
hala fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir. Acaba bu
eğilimle baş edebilmek için halkla ilişkiler birimleri ne yapmalıdır?
Kuşkusuz bu durumda yönetici ile çalışan
arasında yüz yüze iletişim yapılmasının önemi görülmektedir. Bütün bunların
yanı sıra iletişimin gerçekleştirilebilmesi için herhangi bir iletişim aracına
gerek duyulmayan yüzyüze iletişimin en önemli özelliği ise yanlış anlaşılma
riskinin en az düzeyde olmasıdır.
Fısıltı
Gazetesiyle Başa Çıkmak
Birçok organizasyonda iletişimi kimi
zaman ne internet ne de kurum içi yayınlar yönlendirmektedir. İletişimi
yönlendiren fısıltılardır. Dolayısıyla bu fısıltılar “fısıltı gazetesi” olarak
adlandırılmaktadır. Kimi zaman dolaşan dedikodu çarkı çok yıkıcı olabilir.
Söylenti veya fısıltı, genel olarak
inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel
öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür
(Kapferer, 1992: 12-13). Söylentiler doğru da olabilir, yanlış da olabilir.
Söylentiler kurumlarda genellikle “duyduğuma göre...” ifadesiyle başlayarak
ağızdan ağıza, e-posta ile, küçük notlarla, telefonla ya da diğer iletişim
kanalları ile yayılabilir.
Dedikodular artmaya başladığında artık
onları durdurmak neredeyse imkansızdır. Çünkü çalışanlar gelecekteki olayları
çıkan dedikoduya uydurmak için çarpıtma eğilimindedirler. Bu nedenle de bir
organizasyon mümkün olan en kısa zamanda çıkan dedikoduları düzeltmelidir.
Dedikodu gazetesi kimi zaman oldukça zalim
de olabilir. Çalışanlarla kurulacak etkili iletişimin düşmanı olarak görülmesi
şart değildir. Yönetim onu olumlu bir güç olarak da kullanabilir. Bir
şirketteki dedikodu gazetesi kurum içi yayınlar veya çalışan toplantıları kadar
etkili bir iletişim aracı olarak da kullanılabilir. Çok fazla inanıldığı ve
hemen yayıldığı için hatta daha değerli olabilir. Fısıltı gazetesi dedikodularına
karşı en iyi savunma güçlü ve samimi bir iletişimdir.
www.anadolu.edu.tr
0 yorum: