Duyurumda Planlama

Duyurum planı kapsamında durum analizi, hedef kitle, stratejiler, amaçlar, hedef­ler, taktikler, zaman çizelgesi ve bütçe yer almaktadır.

Durum Analizi

Planlamaya başlarken öncelikle organizasyonun iletişim durumu hakkında kısa bir değerlendirme yapılmalıdır. Duyurumu öncelikli olarak kullanan organizasyonlar­da ne oluyor? Yeni bir teşebbüs mü lanse ediliyor? Kampanya ile ilgili farkındalığın artacağına inanılıyor mu? sorularıyla işe başlanabilir.

Özet olarak; durumun gözden geçirilmesinde (yani durum analizinde) kastedi­len, duyuruma neden ihtiyaç duyulduğunun ortaya konmasıdır.

Hedef Kitle

Durum analizi belirlendikten sonraki aşama, hedef kitlenin belirlenmesi ve listelenmesidir. Hedef kitle aynı zamanda bizim paydaşlarımızdır. Bu kitle tüketiciler, basın, yatırımcılar, çalışanlar, yerel çevreler veya bunlara benzer bir grubu kapsa­yabilir. Bu liste önem sırasına göre oluşturulmalıdır.

Daha sonra belirlenen bu kitlenin ne okuduğu, ne izlediği, ne dinlediği kısaca­sı hedef kitlenin hangi medya kanallarını takip ettiğini saptamak gerekir. Çünkü o kitleye o kanallardan ulaşmak mümkündür. Eğer hedef kitle lise çağında bir genç grup ise; çoğunlukla gençlerin dinlediği radyo istasyonlarını veya televizyon ka­nallarını ya da programlarını kullanmak gerekir. Çünkü bunlar o hedef kitle için gazetelerin ekonomi sayfasından daha önemli hale gelecektir. Ya da ulusal bir or­ganizasyonda doğum çağındaki kadınlar hedefleniyorsa, kadın dergileri ya da te­levizyondaki talk showlar, kadın programları kullanılabilir. Hedef kitlenin profilini belirlemek bizim işimizin en önemli noktalarından biridir.

Strateji/Planlama

Duyurum stratejisi düşüncelerimizi yansıtacaktır. İzlenilen strateji izlenecek rotayı birkaç cümle ile özetlemelidir. Yerel medyanın üyeleri olabildiğince işin içine ve planlara katılmalıdır. Mümkün olduğunca medyayla yakın olunmalıdır. Bunun için belirli birkaç gazeteyle ya da gazeteciyle iyi ilişkiler kurmak gerekir. Öte yandan fi­kirleri yaymak için bir televizyon programı da araç olarak kullanılabilir.

Hedefler ve Amaçlar

Hedefler olmaksızın gidilecek yer ya da başarılacak olan bilinemez. Çünkü hedef­ler bize hangi yöne gideceğimizi gösterir, amaçlar ise nasıl gideceğimiz sorusuna verilen yanıttır. Hedeflerin amaçlar gibi spesifik ve ölçülebilir olması gerekmez, önemli olan iyi tanımlanmış olmalarıdır.

Amaçlar ise belli bir zaman çerçevesinde gerçekleştirilecek alan ölçülebilir he­defler olarak tanımlanabilir. Amaçlar atılacak adımları belirlemeye yardımcı olacak hedeflerden çıkar. “Dolayısıyla amaçlar hedeflere dayalıdır diyebiliriz. Terimlerdeki farklılıkları kısaca şöyle tanımlayabiliriz. Hedefler bize nereye gitmek istediğimizi, amaçlar ise ulaşmak istediğimiz yere nasıl gideceğimizi söyler.

Duyurum amaçları çok spesifik ve anlamlı bir şekilde tanılanmalıdır. Örneğin; duyurumun hedefi “Olası felaketin uyarı sinyalleri konusunda tüketicileri daha iyi bilgilendirmek üzere yerel medyayı kullanmak” ise, amaçlar şöyle olabilir:

•      15 Kasım’a kadar olası felaketin uyarı sinyallerine ilişkin bir gazete makale­si yazmak ya da iki radyo programında röportaj vermek.

•      30 Kasım’a kadar 5 ilde bağış toplama amaçlı yemekler düzenlemek ve da­ha önce benzer bir felaketi yaşamış kişileri konuşmacı olarak davet etmek.

Taktikler

Taktikler “yaptıklarınız” ya da duyurumu sağlamak için kullandığınız araçlardır. Taktikler amacı gerçekleştiren somut şeylerdir. Doğru taktiği seçmek için hedefle­re ve amaçlara geri dönüp şu soruyu sormalıyız. “Bunu yapabilmek için benim ne­ye ihtiyacım var?” Eğer hedeflerimiz değiştiyse buna göre karma taktikleri (broşür, basın konferansı, basın bültenleri vb) uygulayabiliriz.

Bütçe

Organizasyonunuzun duyuruma ayırdığı bütçe nedir? Gerçekten duyurum için harcayacağınız bir bütçe mevcut mu? Eğer bu çalışma için mevcut bütçe yoksa, di­ğer harcamalardan buraya aktarma yapılabilir mi? Başlangıçtan ne kadar bütçe ay­rılabileceğini bilmek önemlidir. Çünkü bütçe size taktiklerden hangilerinin uygu­lanabileceğini gösterir. Duyurumun güzelliği, taktiklerin gerçekleştirilmesi için za­manın paradan daha önemli olmasıdır. Bu da önemli bir noktayı beraberinde ge­tirir. Eğer bu uğraş için yeterince bütçe yoksa, iyi bir yeteneğin mevcut olup olma­dığı, (iyi bir iletişimcinin varlığı) Eğer taktikler paradan çok, zaman odaklı ise ne kadar ne kadar zaman harcanması gerektiğini hesaplamak gerekir. Ne olursa olsun her şeyin düzenli ve dikkatli bir şekilde kontrol edilmesi gerekir.

Zamanlama

Zamanlama bize planın doğru düzgün işlemesi için yardımcı olur. Zamanlama sa­yesinde neyi ne zaman yapacağımızı taktiklerimizi ne zaman uygulamaya koyaca­ğımızı bilebiliriz. Bu zamanlama aydan aya, günden güne ya da daha uzun süre de olabilir. Bu planlamayı yapan kişilere göre de değişir.

Ne Kadar Zaman Alır?

Duyurum organizasyon için gerçek bir yatırım olabilir. Fakat bu bir gecede olacak bir şey değildir. Kitle iletişim araçlarında olumlu bir izlenim oluşturmak için birkaç günde gerekebilir birkaç ay da yıl da... Medyada olumlu bir etki yaratmak için ihti­yaç olan unsurlar kontrol altında olan ya da olmayan unsurlardır. Özetle zamanı ta­kip et, hep yenilikleri izle, kendini izle, kontrol et, eksiklerini tamamla, hayata kar­şı açık ol. Bunlarla hedeflerini, taktiklerini, planlarını birleştir ve uygula, başarı o za­man bir gecede gelebilir (Beckwith, 2006).

Kurumlar için bu başarının ortaya çıkması tüm faaliyetlerin bütünleşik bir yapı içe­risinde yürütülmesiyle mümkündür. Halkla ilişkiler etkinliklerinin duyurumu ile ku­rumlar medyada yer alarak daha inanılır ve güvenilir bir yapı oluşturmaktadırlar.

Özetle ifade etmek gerekirse, son yıllarda yoğun rekabet ortamına uyum sağla­ma çabaları ve çevreden yöneltilen eleştiriler, işletmelerin reklam, halkla ilişkiler, satış tutundurma, kişisel satış gibi kitlesel olan ve olmayan iletişim yöntemlerinin desteğine daha fazla ihtiyaç duymalarına neden olmaktadır. Geleneksel anlamda ayrı yürütülen reklam, halkla ilişkiler, doğrudan pazarlama ve satış tutundurma gi­bi pazarlama iletişimi faaliyetlerinin birbirleri ile bütünleşerek güçlü bir sinerji ya­ratmaları gerekmektedir. Dolayısıyla bütünleşik iletişimi, tüm iletişim çabalarının stratejik bir koordinasyonudur. Halkla ilşkiler ve duyurum da bu koordineli yakla­şımın olmazsa olmaz iki temel tamlayanıdır

www.anadolu.edu.tr